FAQ LÖSEN 1.0

Ett och samma företag kommer väl inte att redovisa på mer än ettsätt? Det hittillsvarande sättet är att skicka listor till de olika byggavdelningarna. När företaget börjar med LÖSEN slutar man väl med det gamla sättet? Om ett år så är det väl ingen som har behov av gamla sättet?

Så är det tänkt! LÖSEN ska ersätta nuvarande utskick av listor.

Var och hur ska företagen skicka sina lönegranskningsfiler?

Företagen ska rapportera in ( = ladda upp) sina LÖSEN-filer på olika ställen beroende på om de är medlemmar i Sveriges Byggindustrier och/eller Maskinentreprenörerna eller om de är hängavtalsföretag.

Medlemsföretag ska rapportera in på www.losenrapportering.se

Hängavtalsföretag ska rapportera in på www.byggnads.se

Måste företagen besöka en webbadress för att ladda upp filerna manuellt?

De allra flesta företag kommer att välja den lösningen.

Lösning finns för företag som vill automatisera sin rapportering. Detta alternativ förutsätter att företagen har tillgång till IT-kompetens som kan hjälpa till att etablera en SFTP-koppling till LÖSEN.

Företag som är intresserade av denna lösning är välkomna att kontakta LÖSEN-förvaltningen. Kontaktuppgifter finns under Kontakta oss.

Vi tror att detta alternativ kommer att vara aktuellt endast för större företag med egen IT-avdelning, eller för företag som anlitar en servicebyrå som har en IT-avdelning, för sin löneadministration.

Hur ofta ska företagen skicka lönegranskningsunderlag?

Enligt kollektivavtalen är varje arbetsgivare skyldig att leverera lönegranskningsunderlag senast den 30:e varannan månad.

Vi rekommenderar att man skickar lönegranskningsunderlaget i samband med varje lönekörning, dvs minst varje månad.

Mellan vilka tider eller på vilka dagar ska man skicka lönegranskningsunderlag?

www.losenrapportering.se
och
www.byggnads.se
är ständigt tillgängliga för mottagande av granskningsunderlag.

Hur gör företag som har flera lönekörningar under en månad (t ex tvåveckorslön). Ska företagen rapportera dessa i samma fil, dvs med flera start-/slutdatum eller ska flera filer skickas månad. Eller ska företagen summera totalt gjorda utbetalningar för månaden och rapportera månadsvis?

Alla nämnda fall kommer att kunna hanteras vid mottagning av rapportfilen.

Det viktiga är att timmar, lönesummor etc motsvaras av den Löneperiod som finns i respektive fil.

Företagen och lönesystemstillverkarna kan välja den metod som blir lättast för er. Vi rekommenderar att rutinen för företagen är att de skickar fil till LÖSEN efter varje lönekörning.

Ett företag kan ha 2-veckorslön. Det kan bli 2 eller 3 lönekörningar på en månad. Kan man då skicka LÖSEN filen efter varje lönekörning, t .ex förlöneperioden 23 maj 2011 till och med 5 juni 2011?

Det går bra att skicka LÖSEN-filer hur ofta som helst. Filerna måste dock innehålla olika löneperioder vid varje tillfälle.

Om man skickar om uppgifter för en redan skickad löneperiod måste alla uppgifter för den perioden inkluderas i filen.

Rapporteringstjänsten håller väl reda på så företagen inte glömmer någon period?

Det kommer den inte göra! Det är upp till företagen att ansvara för att rapportera.

Finns det något annat sätt att rapportera in en fil som skapats från lönesystemet?

Webplatserna www.losenrapportering.se
och www.byggnads.se
kommer bara att kunna ta emot filer med det specificerade LÖSEN-formatet.

Företag som inte har lönesystem som kan skapa lönegranskningsunderlag med rätt format kan använda manuella verktyg för att rapportera sitt lönegranskningsunderlag.

Dessa verktyg finns tillgängliga på webbplatserna www.losenrapportering.se
respektive www.byggnads.se
Verktygen består av en manuell registreringsfunktion via webben och en nedladdningsbar Excelmall som kan skapa en LÖSEN-fil.

Det är uppenbart enklare och säkrare för företagen att använda ett lönesystem som skapar lönegranskningsunderlag.

Kan byggföretagen korrigera inrapporterat data?

Det finns möjlighet för byggföretagen att skicka om sin redan rapporterade LÖSEN-rapport för viss Löneperiod.

Antag t ex att man vet att lönegranskningsunderlaget innehöll felaktigheter och/eller andra kända brister.

Regeln är då att skicka om lönegranskningsunderlaget i HELHET med korrekta värden. Det finns inget stöd för att enbart rapportera ändringar.

Den nya rapporten ersätter då HELT den tidigare skickade rapporten. Denna möjlighet kommer finnas upp till 2 månader efter den Löneperiod som ska rapporteras.

Antag t ex att löneperiod för april månad som skickades i maj innehöll felaktigheter. Denna kan då ersättas före sista juni.

Hur förhåller sig LÖSEN till PUL?

LÖSEN är skapat för att möta kraven från PUL!

Vid insamling av lönegranskningsunderlag via LÖSEN, oavsett via fil som skapats från ett lönesystem eller som skapats från en manuell uppgiftsinmatning, kommer personuppgifterna bli PUL-säkrade.

Konkret innebär detta att alla Personnummer och Personnamn kommer envägskrypteras (hashning). Dvs det finns ingen möjlighet för obehöriga att dekryptera, återskapa originaldata.

Byggnads kommer därefter i samband med sin lönegranskning enbart kunna ”låsa upp” (dekryptera) personuppgifter för sina egna medlemmar, dvs. där Byggnads har motsvarande envägskrypterat Personnummer kopplat till aktiv medlem i sitt medlemsregister.

Vilka personer ska ingå i underlaget?

Filen ska innehålla anställda som har uppburit tidlön under den löneperiod som rapporteras. Se vidare utförliga anvisningar. De anställda ska tillhöra Byggavtalet eller Entreprenadmaskinavtalet.

Exakt vilka anställda ska ingå i underlaget?

Lönegranskningsunderlaget ska inkludera anställda som tillhör Byggavtalet eller Entreprenadmaskin samt är:

  • Tillsvidareanställd. Även anställd som börjat eller slutat under Löneperioden
  • Visstidsanställd som arbetat minst en timme under Löneperioden
  • Provanställd

Vilka anställda ska INTE ingå i lönegranskningsunderlaget?

Personer som inte ska inkluderas i lönegranskningsunderlaget är:

  • Anställd som inte arbetat under Löneperioden
  • Praktikant/Feriearbete
  • Utlandsanställd
  • Ägare/delägare

Hur vanligt är det att villkoren för lön varierar mellan olika byggarbetsplatser som en och samma anställd arbetar på? Vår målgrupp har 0-20 anställda, där är det vanligt att så småföretag har olika villkor på lönen mellan olika byggarbetsplatser?

Att villkoren varierar behöver inte bero på generellt att företaget är litet.

Det kan vara så att även små företag har sina anställda på byggarbetsplatser långt ifrån sitt företags stationering/hemort. T ex byggföretag i norra sverige som får/tar uppdrag i stockholmsområdet. Då kan det bli relevant med andra villkor.

Mertid, vad gäller här. Ska utbetald ersättning för mertid och mertidstimmarna påverka arbetade timmar och lönesumma eller är det timmar och ersättning för övertid som ska påverkas?

Mertid förekommer inte inom Byggavtalet eller Entreprenadmaskinavtalet.

Komp: a) När man arbetar övertid och vill spara tiden som komptimmar - här ska väl bara timmar för övertid redovisas. b) Om man sedan plockar ut komptiden i pengar redovisar man densom övertidsersättning? c) Tar man ut komptid i tid redovisas inte detta?

a) Ja
b) Ja
c) Så blir det

Hur är det med annan tid som inte ska ingå i Lösen. Semesterlön ska inte ingå? Gäller detta utbetald semesterlön, utbetald semesterdaglön, utbetalt semestertillägg?

Ja. Inget av det som räknas upp ska ingå.

Helglön ska inte heller ingå i LÖSEN. Dock ska ersättningen för helglön tas med för månadsavlönade. Detta för att förenkla insamlingen då helglönen är ”inbakad” i månadslönen. Timmarna ska inte med i Arbetade timmar.

Arbetstidsförkortning Hur är det tänkt att det ska fungera vad gäller arbetstidsförkortning? a) Vid registrering i löneprogrammet görs en avsättning av dessa timmar till en tidbank via en löneart - Ska dessa timmar tasmed i underlag för lösen, arbetade timmar? b) Den anställde väljer att ta ut timmarna som ledig tid - Skadessa timmar tas med i underlaget (arbetade timmar)? c) Den anställde får ersättning istället för arbetstidsförkortning- Detta tas med i underlaget (lönesumma)?

Timmar och lönesummor relaterat till arbetstidsförkortning ska ej ingå i LÖSEN

Är det viktigt vilket filformat och fältformat man använder då man skickar lönegranskningsunderlaget till LÖSEN?

Ja!

LÖSEN har definierat ett XML-schema som fastställer exakt förväntat format i den fil som kan LÖSEN-rapporteras.xsd-schema för det begärda formatet kan laddas ner från denna sajt.

Inga andra filformat kommer att stödjas.

Finns det krav eller önskemål på XML-filens namn vid rapporteringen? • Svar

Nej!

Inte om företaget levererar sin genererade LÖSEN-rapportfil via www.losenrapportering.se eller www.byggnads.se webbplatser för att lämna granskningsunderlag.

Men om Byggföretaget vill automatisera inrapportering via SFTP-lösningen som beskrivs längre ner kan det bli fråga om tydligare namnstandard.

Ska jag förlita mig på att losen.xsd-filen är "facit" och att fält o fältnamn i den är spikad?

Ja! Även om den i framtiden kan komma att förändras via en versionshantering.

Redovisning av XML-taggen LänOchKommun ligger inte på personnivå. Hur gör man då om företaget har anställda som arbetar på olika byggplatser - krävs det då flera filer, dvs en fil per LänOchKommun?

Nej!

Enligt XSD-schemat kan nivån ovanför personnivån upprepas. Det innebär att du samlar personer som under löneperioden arbetat på arbetsplatser med samma kommunkod.

Man måste också upprepa alla uppgifter på samma nivå som LänOchKommun (dvs Företagsnamn etc).

Har en person arbetat på fler arbetsplatser får denna person upprepas under relevant LänOchKommun med de timmar, lönesummor etc som gäller för varje arbetsinsats på respektive byggarbetsplats.

För månadsavlönade räcker det med att redovisa alla timmar och lönesumma på den byggarbetsplats (kommunkod) som arbetaren huvudsakligen arbetat på.

Hur redovisar man i LÖSEN-filen om en person under en löneperiodhar fått ändrat fördelningstal?

Byter personen fördelningstal under en löneperiod ska samma person upprepas på flera rader (dvs för varje byte av fördelningstal).

Varje rad redovisar timmar, lönesumma etc för just den period (inom Löneperioden) personen haft det aktuella fördelningstalet.

Kan fördelningstal noll förekomma på en person som ska redovisas?

Nej!

Det skulle innebära att personen får lönen noll, vilket inte är relevant. Fördelningstalet är ett tal mellan 0-100, där talet måste vara >0 men kan vara =100.

Vi lönesystemstillverkare har fått en tabell med Yrkeskoder sominnehåller t.ex 721600 Dykare. Finns det krav på att yrkeskod i filen ska vara korrekt = finnasi denna tabell? Blir filen inte godkänd annars? Om krav att ett löneprogram ska kunna kolla att yrkeskoden finns så måste ju det ingå i programmet. Om det nu skulle komma ändring/ny under löpande år så kommer ju inte det att fungera eftersom löneprogrammet kanske inte uppdateras mer än vid årsskiftet. Samma fråga gäller för avtalskoder och kommunkoder.

Det är samma yrkeskoder som Svenskt Näringsliv/SCB Lönestatistik använder sig av i sina årliga insamlingar.

Vi har valt det kodsystemet för att vi antar att era lönesystem redan innehåller en lösning för dessa koder. Koderna ändras inte alltför oftast, sällan mer än en gång per år.

I LÖSEN är uppgiften obligatorisk, men man kan ”komma undan” med att ange 0 (se specifikationen för LÖSEN-filen).

Det är dock önskvärt att Yrkeskoden kommer med och byggföretag som är medlemmar i Sveriges Byggindustrier kommer att uppmanas extra hårt att ange yrkeskoden för att det ska vara möjligt att skapa relevant statistik.

Utbetalning av OB-ersättning: Exempel, utbetalning av OB-ersättning Har arbetat 120 timmar under mars månad, ingen frånvaro Har under månaden rätt till ob-ersättning för 5 timmar Utbet lön = ML 20 000 + ob-ersättning 210 kr → vad ska redovisas till Lösen:

Arbetade timmar 120
Lönesumma 20 000
OB-Tillägg 210

Vad innebär löneperiod?

Löneperiod är den period för som datat i LÖSEN-rapporten avser. Definierat som Startdatum och Slutdatum i LÖSEN-rapporten.

Mottagarna av lönegranskningsunderlaget förväntar sig att företagen rapporterar Löneperiod i ”efterskott”. T ex i samband med lönekörningen månaden efter rapporterad Löneperiod.

I lönesystemen förekommer begreppen Löneperiod (den period som en månadslön gäller för) och Avvikelseperiod (den period som övertidsersättning, sjukfrånvaro etc gäller för).

Antingen är Löneperioden förskjuten en månad mot Avvikelseperioden så att månadslönen betalas ut samma månad som föregående månads avvikelser regleras.

Eller också hanteras samma Löneperiod och Avvikelseperiod vid samma löneutbetalning.

LÖSEN vill att ett lönegranskningsunderlag för en löneperiod omfattar både löneperiod och avvikelseperiod för perioden.

Om du i rapportfilen anger att löneperioden är exempelvis 2011-04-01-2011-04-30, förväntar sig LÖSEN att du rapporterar den i slutet av maj, eftersom det först då är känt vilka avvikelser som fanns under april. LÖSEN vill veta vad som faktiskt gällde under den Löneperiod som finns angiven i filen. Dvs ”rena” månadslönen korrigerad med avvikelserna.

Samma resonemang gäller för timlön men där är vanligen löneperiod och avvikelseperiod alltid synkroniserade och därför enklare att hantera.

Funderar lite gällande löneperiod och vilken period det egentligen är som ska redovisas. Vilken av nedanstående lönekörningar skulle jag rapportera för april månad (två exempel)? Exempel 1: Förutsättning, företaget har månadsavlönade med innevarande månadsom löneperiod. Lön 1 Har utbetalningsdag 2011-04-25 Löneperiod är 2011-04-01-2011-04-30, dvs. den period månadslönen gäller för. Avvikelseperiod 2011-03-01-2011-03-31, dvs den period övertidsersättning, sjukfrånvaro mm gäller för. Lön 2 Har utbetalningsdag 2011-05-25 Löneperiod är 2011-05-01-2011-05-31, dvs. den period månadslönengäller för. Avvikelseperiod 2011-04-01-2011-04-30, dvs den period övertidsersättning, sjukfrånvaro mm gäller för. I vilket läge ska jag rapportera april för LÖSEN. Efter Lön 1 eller vänta tills LÖN 2 är klar eftersom det är först då alla avvikelser för april är färdiga?

Om du i rapportfilen anger att löneperioden är 2011-04-01-2011-04-30, förväntar vi oss att du rapporterar den i slutet av maj (efter Lön 2), eftersom det först då är känt vilka avvikelser som fanns under april.

LÖSEN vill veta vad som faktiskt gällde under den Löneperiod som finns angiven i filen. Dvs ”rena” månadslönen enligt Lön 1 kompletterad med de avvikelser för Löneperioden som är kända först då Lön 2 utbetalas. I detta fall blir LÖSEN-rapporten således en kombination av uppgifter från Lön 1 och Lön 2.

Att rapportera april för LÖSEN innebär således att rapportera för Löneperioden april (2011-04-01 — 2011-04-30). Det har ingenting med själva tidpunkten då rapporten skickas att göra.

Hur görs redovisning om den anställde har timlön halva månaden och månadslön den andra halvan?

Det känns som en mycket hypotetisk fråga som sannolikt inte inträffar!

Skulle den inträffa får man helt enkelt redovisa samma person på två rader.

Ska man inte redovisa Arbetade timmar för personer med månadslön?

Det ska man!

För månadsavlönade ska man redovisa motsvarande fält som för en timavlönad (Arbetade timmar, Lönesumma, Övertid etc). Utöver dessa fält även Avtalsenlig månadslön (Se svar på frågor kring Avtalsenlig månadslön)

Ska avtalsenlig månadslön redovisas med beloppet 0 för en timavlönad (fältet är obligatoriskt enligtanvisningarna)? Samma sak om den anställde saknar exempelvis övertidstimmar, redovisas dessa med värdet 0?

Ja!

Detta gäller för alla obligatoriska fält som inte har ett explicit värde.

En månadsavlönad behöver bara redovisas en gång med alla uppgifter på den huvudsakliga arbetsplatsen under löneperioden.

Jag har inte klart för mig hur man redovisar lönesumma och månadslön för timavlönad respektive månadsavlönad. Vad ska egentligen fyllas i vad gäller fälten 'Avtalsenlig månadslön' och 'Lönesumma'

Fältet ’Avtalsenlig månadslön’ ska användas för arbetare som har månadslön.

Det ska då vara den lön som anges enligt anställningsavtalet. I fältet ’Lönesumma’ anger man den relevanta lönesumma som gäller för Löneperioden, oavsett om det är en månadslön eller en timlön.

Med andra ord:

  1. För en person som enbart är timavlönad ska fältet ’Avtalsenlig månadslön’ sättas till 0 (eftersom det är ett obligatoriskt fält!)
  2. För en person som är månadsavlönad kommer både ’Avtalsenlig månadslön’ och ’Lönesumma’ finnas med. Den första är den månadslön personen har enligt sitt anställningsavtal, den senare är faktisk lönesumma för den specifika Löneperiod som rapporteras.

Heltidslönen som ska redovisas som Tidlön för månadsavlönade, är det innan ev. löneväxling?

Ja!

När det gäller tidlön och övertidstillägg ska dessa inte blandas. Min fråga här, om en anställd arbetat 1 övertidstimme får den anställde i vårt system två lönearter, dels en timlön och dels ett övertidstillägg. Att särskilja den enskilda övertidstimmen är inget problem, men hur vill man göra med pengarna, är det endast beloppet på själva övertidstilläget som ska redovisas för övertiden eller ska grundtimlönen även räknas med i övertiden? Hur skulle ni vilja ha nedanstående exempel redovisat vaddet gäller Tidlön och Övertidstillägg? Löneart 1= Timlön 1 timme Belopp 100kr Löneart 2 = Övertidstillägg 1 timme Belopp 50kr

Om en anställd jobbat 8 timmar för 100:- och 1 timme övertid med övertidstillägg om 50:- så ser vi framför oss redovisningen så här:

  • Arbetade timmar: 9
  • Lönesumma: 900
  • Övertidstimmar: 1
  • Övertidstillägg: 50

Om den anställde har fått en ny månadslönen i mitten på löneperioden. Ska då den anställde delas upp två ggr i filen då? (är det samma hantering om det gäller ny månadslön eller ny timlön i mitten av löneperioden?)

Ja, på bägge exemplen!

Funderar lite på retroaktiv lön, om det på en månad betalas ut en retroaktiv lön innehållande värden för de tre senaste månaderna. Hur skulle ni vilja hantera detta?

Ni kan välja en av två metoder:

  1. I filen ange den löneperiod som gäller för just den retroaktiva lönen. T ex 2011-01-01 – 2010-03-31, och därefter fylla på de uppgifter som gäller för den retroaktiva lönen.
  2. I filen ange utbetalningsdatum för retroaktiva lönen som löneperiod. T ex för jan-mars, så betalas en retroaktiv lön ut 2011-04-10. Löneperiodens startdatum och slutdatum sätts då till 2011-04-10 och sedan fylls det på med de uppgifter som gäller för just den retroaktiva lönen.

Byggnads förstår då att dessa löneuppgifter är retroaktiva och kan då ta hänsyn till det i sin granskning.

En lön kan bestå av flera kategorier med olika löneperiodsintervall. t.ex: Timavlönad med perioden 2011-02-16 - 2011-03-15 Månadsavlönad med perioden 2011-02-01 - 2011-02-28 Xml-filen bör väl då bli? Organisationsnr Företagsnamn Löneperiod 2011-02-16 - 2011-03-15 … anställda … Löneperiod 2011-02-01 - 2011-02-28 … anställda … Osv

Helt korrekt!

Kan man anta att Avtalsområde resp yrkeskod är oförändrat under en löneperiod? T.ex Yrkeskod Övr.byggnadsarbetare o lärlingar kan ju faktiskt bryta under en löneperiod. (Ju mer brytningar - ju jobbigare för löneadmin. att komma ihåg)

Du har rätt i antagandet att detta sannolikt kommer att ske väldigt sällan, men oförändrat kommer det ju inte att vara. Vi förutsätter ju att det åtminstone sker uppdatering i det fall att förändringen påverkar/ändrar individens lön. T ex att en individ ”uppgraderas” från en yrkeskod till en annan under en Löneperiod och därmed får ett annat fördelningstal och därmed en annan lönenivå. Detta måste ju en löneadmin hålla reda på och då är det ju också relevant att kunna följa förändringen i yrkeskoden.

Jag tycker det är viktigt att skilja på den kvalitet i data som byggföretagets löneadmin ska ansvara för och den möjlighet i rapportfunktion som finns i Lönesystemet. Dvs jag tycker det vore synd att sätta begränsningar i rapportfunktionen, som innebär att en noggrann löneadmins arbete (t ex att uppdatera yrkeskoder under en löneperiod) inte återspeglas.

Ser lite olika benämningar på olika ställen, så vad gäller: Sveriges byggindustrier, BI, Byggnads, byggavtalet(anläggningsavtalet), entreprenadmaskinavtalet, ME, Maskinentreprenörerna?

Alla dessa gäller.
Se nedan definition!

  • Sveriges Byggindustrier = Arbetsgivarorganisation som organiserar Byggföretagen. Förkortas BI.
  • Maskinentreprenörerna = Arbetsgivarorganisation som organiserar entreprenadmaskinföretag. Förkortas ME.
  • Byggnads = Svenska Byggnadsarbetareförbundet, fackförening som organiserar byggnadsarbetare och
  • Byggavtalet = Kollektivavtal mellan Sveriges Byggindustrier och Svenska Byggnadsarbetareförbundet. Senaste versionen heter Byggavtalet 2010
  • Anläggningsavtalet = Äldre kollektivavtal för en delmängd byggföretag som jobbar inom Anläggning. Detta har nu ersatts av Byggavtalet. Det ska inte redovisas i LÖSEN.
  • Entreprenadmaskinavtalet = Kollektivavtal mellan Maskinentreprenörema och Svenska Byggnadsarbetareförbundet. Senaste versionen heter Entreprenadmaskinavtalet 2011-2012.

Som lönesystemstillverkare skulle vi gärna vilja få Excel-dokumentet som man kan använda vid manuellrapportering. Då kan den användas om ett byggföretag missat rapporteringen av uppgifterna och måste göra det manuellt. En ENKEL Excel-mall skulle kunna vara en hjälp eftersom vårt löneprogram kan exportera till klippbord och därifrån in i Excel som sedan manuellt kan justeras.

Man kan tyvärr inte använda Excelmallen på det sätt du beskriver.

Excelmallen bygger på en kontrollerad manuell inmatning. Den är tänkt för företag med få anställda som inte har ett lönesystem som kan skapa lönegranskningsunderlag.

Det finns inget hinder för att ni lönesystemstillverkare tillåter användarna att skapa historiska lönegranskningsunderlag från era system (om data finns tillgängligt). LÖSEN kommer inte att kontrollera att granskningsunderlag skickas i kronologisk ordning eller att det inte är för gammalt.

Som jag förstår så finns inget undantag för timlön, övertid, OB,helglön, permission mm? Om man kan få fram summan av dessa för ett helt år så är det detta som ska ha redovisats på filerna? Finns det något fall där en byggare arbetat med något"undantag", t ex lite städning på kontorsrum = internt förföretaget eller låsning, tvätt av bilar mm. som inte ska tas med i LÖSEN-filen.

Det som gäller kring vilka lönearter som ska rapporteras in framgår av fliken Lönearter i LÖSEN.

Det bygger på det som är överenskommet mellan parterna inom Byggavtalet.

Det är viktigt att byggföretaget har satt upp relevanta lönearter, att rätt tid rapporteras på rätt löneart så att ett korrekt underlag kan skapas till LÖSEN-filen.